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28/03/2019

Le nouveau souffle de la digitalisation de factures

47% des salariés affirment perdre du temps dans les tâches administratives.
De récentes innovations favorisent l’optimisation via la mise en place de solution de dématérialisation de factures permettant de réduire ce chiffre.
En effet, plusieurs facteurs déterminants sont apparus ces dernières années rendant pertinents et productifs l’implémentation ou la mise à jour d’un outil de dématérialisation.
D’un point de vue législatif, la loi permet depuis le 22 mars 2017 l’archivage numérique des notes de frais, offrant ainsi une option de mutualisation des coûts sur différents processus (essentiellement comptabilité fournisseurs et note de frais). De plus d’ici 2020 les factures destinées au secteur public devront être numériques pour l’ensemble des entreprises. Sur le domaine technologique la démocratisation des moteurs d’intelligence artificielle ainsi que la robotisation des tâches répétitives à faible valeur ajoutée permettent aux éditeurs de solutions d’approcher des taux de reconnaissance des factures proches des 100%.

Pourquoi passer à la digitalisation

Les raisons poussant les entreprises à adopter des solutions de digitalisation n’ont que peu évolué depuis l’émergence des premières solutions de scanning. Si une entreprise opte pour une solution de reconnaissance des factures, c’est principalement dans un objectif de traitement automatisé des factures dès leur réception. Elle s’inscrit dans une logique de réduction des coûts afférant à la facturation avec en premier lieu la réduction des frais d’impression et des frais postaux.

En effet les gains générés sont significatifs, la réduction de l'utilisation de papier et des coûts de traitement des envois permettent de faire passer en moyenne le coût d’une facture fournisseur papier de 17[i] € à 4 € pour une facture dématérialisée sortante. Concernant les factures client, un cas a été proposé par l’un des acteurs du marché (Qweeby) qui estime que leur solution peut offrir un ROI de 732%[ii]. Ces économies sont liées à des gains de productivité en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée et chronophages (saisie, envoi, rapprochement, recherche, …), ce qui permet de revoir aussi l’ensemble des processus de gestion environnant la facturation.

Un autre avantage lié à la digitalisation est la consultation mobile des factures et la simplicité de production de tableaux de bords. Toutes les informations portées par les factures étant digitalisées, elles sont analysables en temps réel (nombre de factures par fournisseurs, délais de paiement, balance âgée, …).

Une autre source de productivité est l’intégration de ces outils à des solutions plus globales permettant le paiement automatique des fournisseurs par exemple ou encore la complétude des informations à disposition des équipes de recouvrement pour les factures clients.  

Cette digitalisation des factures permet aussi la mise en place de contrôles en temps réel pour détecter le doublonnage de facturation, vérifier la présence d’un code TVA valide ou encore la cohérence du prix par rapport à un bon de commande ou à une livraison. Les équipes n’auraient alors plus qu’à se concentrer sur les écarts de facturation ou les rapprochements fournis sous forme de rapport par la solution de dématérialisation.

Cette facilité de gestion permet aussi d’améliorer les dispositifs de contrôle interne par des contrôles de second niveau, en fiabilisant les données financières de l’entreprise et en permettant de nouveaux contrôles sur des fraudes potentielles

Les deux modes de facturations :

  • La facturation dite « simple » : dans ce cas, l'échange de factures est réalisé par voie électronique entre client et fournisseur, mais la preuve juridique de cet échange demeure la facture « papier » (le traitement juridique de la transaction n'est pas affecté)
  • La dématérialisation fiscale : L'échange de factures est seulement réalisé par voie électronique, ce qui permet d'éviter l'émission redondante d'une facture papier (le document numérisé -et certifié- a valeur de preuve). Dans ce cas, les fichiers doivent être normés, et répondre à certaines contraintes de mise en œuvre. La facture est utilisée pour porter les montants de TVA et constituer une preuve en cas de contrôle de l'administration fiscale.

 

Les améliorations apportées par l’IA

Un progrès significatif des solutions du marché porte sur la compréhension des langues de facturations. Si certaines restent encore assez peu traitées (en particulier celles ne reposant pas sur un alphabet), la plupart des solutions traitent nativement un très large périmètre géographique.

Les apports de l’Intelligence Artificielle portés par des sociétés telles que Dhatim par exemple permettent aussi de limiter les actions de paramétrage lors de la mise en œuvre, en offrant des solutions qui apprennent à lire, contrôler et organiser les factures.

Les solutions d’IA vont permettre d’effectuer le contrôle des factures de façon exhaustive en croisant les informations avec les bons de commandes, les contrats des fournisseurs ou les plans comptables, ce qui permet une vérification entre différentes sources de donnée.

Pour autant il faut souligner que la complexité de la mise en œuvre (dont la durée peut s’étaler de quelques semaines à 6 mois) dépend toujours largement de la solution choisie (mode Saas, externalisation complète du traitement, mise en place de centre de service partagée), aussi bien que de la nature de la relation fournisseur.

La potentielle application de la blockchain

Une nouvelle étape de la dématérialisation pourrait être franchie avec l’apparition de la blockchain qui permettrait la gestion sécurisée des factures et offrirait une visibilité sur l’exécution des contrats. En effet, la blockchain permet la transparence sur la transaction, de la facturation au paiement. Les transactions seront plus faciles à suivre et à contrôler pour chacun des acteurs. De plus l’entièreté des échanges sera historisée dans une même blockchain, ce qui est une façon de sécuriser les pistes d’audit sur les postes clients et fournisseurs pour les entreprises.

Des solutions d’affacturages utilisant les blockchains sont aujourd’hui à l’étude par des banques et des assureurs[iii]. La blockchain permet en effet de partager l’ensemble des documents et des transactions via une plateforme unique, ce qui facilite et sécurise grandement les échanges entre les parties prenantes. Cela pourrait faciliter le recourt par les entreprises à l’affacturage en le rendant moins contraignant.

Pour conclure

La digitalisation de la facturation est un sujet important de la transformation numérique des fonctions supports. Les gains espérés ainsi que la possibilité d’améliorer ses processus et son organisation via les ressources économisées, sont des motivations clefs dans l’adoption de solution de digitalisation. L’IA peut grâce à ses progrès rendre la dématérialisation de la facturation plus efficace et plus performante notamment sur le traitement des factures fournisseurs. Une prochaine étape de la dématérialisation pourrait être marquée par l’apparition de l’application de la blockchain. En effet cette technologie permettrait une gestion plus sécurisée des factures et offrirait une visibilité accrue sur l’exécution des contrats.
 

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