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14/05/2017

La fonction finance, une digitalisation lente malgré des opportunités concrètes

Poussés par les générations de « digital natives » rejoignant le monde de l’entreprise, les outils digitaux s’imposent progressivement dans la sphère professionnelle. Néanmoins, malgré une offre qui se développe, les Directions Financières apparaissent comme le parent pauvre de la transformation digitale par rapport à ses Business Partners comme le marketing, la communication ou les ressources humaines, moteurs de cette transformation au sein des entreprises.

Les métiers de la Finance souffrent encore de processus peu automatisés, impliquant de nombreuses tâches manuelles, itératives et sans valeur ajoutée, avec un fort risque d’erreurs (concaténation de différentes sources de données, saisies, production de tableaux de bord…).

Quelles solutions peuvent offrir les nouvelles technologies pour permettre à la Finance d’améliorer son fonctionnement ? Quelles sont les grandes tendances observées en 2017 ? Et comment peuvent-elles s’appliquer à la fonction Finance ?

Le digital, une révolution numérique à laquelle la Finance résiste

Les technologies digitales offrent aujourd’hui des possibilités immenses en termes de performance et de flexibilité autant sur le transactionnel (dématérialisation et robotisation des flux) que sur le décisionnel (traitements en temps de réel sur des modélisations complexes).

Pourtant, les Directions Financières ne semblent pas bénéficier aujourd’hui de tout le potentiel qu’amènent ces changements technologiques.

Certaines n’ont pas été sensibilisées aux apports du digital dans leur cœur d’activité. Les DAF qui se digitalisent le font en priorité sur la dématérialisation du processus Purchase-to-Pay, et en particulier sur la dématérialisation des factures fournisseurs (du fait des forts enjeux de volume). Cette technologie permet certes de gagner du temps et de réduire les coûts (le coût de traitement d’une facture pouvant être divisé par trois), mais elle représente seulement le premier échelon de la digitalisation de la fonction Finance. La DAF est loin d’exploiter tout le potentiel offert par le digital et peut aller beaucoup plus loin : l’exploitation de données en temps réel ou encore la modification des modes de collaboration, peuvent profondément modifier le positionnement de la Finance ainsi que sa zone d’influence au sein de l’entreprise.

Pourquoi la Finance résiste-t-elle à ces changements ?

Plus que toutes autres fonctions, les Directions Financières ont été façonnées par des outils et des processus très structurants, focalisés sur la sécurité des opérations et des données, et sur le respect de la réglementation. De cette structuration rigide, renforcée par le rythme récurrent des arrêtés, résulte une résistance au changement rendant toute évolution complexe à mettre en œuvre.

A ceci s’ajoute une méconnaissance des outils et des services, sans doute liée à une priorisation de l’activité purement financière sur les opportunités d’innovation.

Pourtant, la digitalisation représente une piste de renouveau que les Directions Financières ont tout intérêt à saisir si elles ne veulent pas perdre leur positionnement au sein de l’entreprise. Les technologies actuelles (dématérialisation, cloud, outils collaboratifs, Data Visualisation, etc.) sont autant d’opportunités pour les Directions Financières d’améliorer leur fonctionnement interne, de gagner en efficacité et en agilité, et enfin de renforcer leur rôle de « Business Partner » auprès des Directions Générales et des Métiers.

Si les Directions Financières se transformeront demain en un pôle d’analyse prédictive, créateur de valeur pour l’entreprise, le Directeur Financier deviendra donc « Architecte de la création de valeur » et non plus seulement « Gestionnaire des coûts ». Il devrait ainsi s’imposer comme la référence principale dans l’aide à la prise de décisions.

Toutes les conditions semblent aujourd’hui réunies pour pouvoir mener une véritable transformation digitale de la fonction Finance et améliorer son fonctionnement : les éditeurs et les solutions se sont multipliés, le time-to-market s’est fortement réduit et les utilisateurs sont plus que jamais demandeurs.

Quelles sont donc les grandes tendances en matière d’outillage et de technologies digitales appliquées à la Finance ?

 

Les clés d’une transformation digitale réussie appliquées à la Fonction Finance

Fiabiliser les processus Finance fondamentaux.

Les éditeurs proposent aujourd’hui des solutions permettant d’automatiser la plupart des processus comptables et financiers : processus prévisionnel, purchase-to-pay, order-to-cash, record-to-report,… Le processus P2P étant aujourd’hui le plus automatisé / dématérialisé, concentrons-nous sur les autres processus de la Fonction Finance.

  • Processus prévisionnel : les premiers outils de planification basés sur des cubes multidimensionnels, n’épargnaient pas les contrôleurs de gestion : interfaces peu ergonomiques, maintenance et paramétrages complexes, sans compter un temps de traitement peu performant… Les nouveaux outils de Performance Management (CPM) tels que Anaplan, Tidemark ou Tagetik promettent de raccourcir les cycles prévisionnels, de consolidation financière ou encore de reporting grâce à leurs capacités de modélisation et de calcul poussées et à leurs interfaces intuitives. Ces outils permettent de gérer de gros volumes de données en temps réel (ou presque) et offre la possibilité de se passer complètement du traditionnel tableur Excel. Certains éditeurs proposent également des déclinaisons 100% web et mobiles.
  • Processus « Order-to-Cash » : face à la montée des impayés, de nouvelles solutions cloud telles que SideTrade ou Onguard, permettent d’automatiser et d’optimiser le processus de recouvrement des créances clients, en construisant des scenarii de relance élaborés qui s’adaptent automatiquement aux comportements de paiement des clients. Finies les relances par courrier, la relance se fait désormais par email ou par sms, avec à la clé des économies significatives sur les coûts éditiques.
  • Processus « Record-to-Report » : certains éditeurs, comme Blackline ou Trintech, s’attaquent à l’un des processus le moins outillé de la fonction Finance : le processus de clôture. Ces éditeurs proposent des solutions permettant d’automatiser et piloter la clôture, libérant ainsi les équipes comptables de nombreuses tâches manuelles répétitives afin qu’elles puissent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

De plus, ces évolutions peuvent s’appliquer à des processus peu complexes (gestion des notes de frais ou la gestion des demandes d’achats) et peuvent être déployées en quelques clics. Les éditeurs Appian et Kissflow proposent aux entreprises une bibliothèque d’applications business standards, que les utilisateurs peuvent customiser selon leurs besoins en construisant également leur propre workflow, le tout hébergé sur le cloud.

Ainsi, face à la montée de ces nouvelles solutions, les éditeurs traditionnels d’ERP (SAP et Oracle en tête) mènent une contre-offensive. Afin de  limiter les paramétrages lourds et complexes, les interfaces peu intuitives et les déploiements interminables, les ERP transactionnels se réinventent pour être mieux adoptés par les utilisateurs. La nouvelle génération d’ERP, qualifiés « post-modernes » par le Gartner, misent entre autre sur le cloud, la mise en place « d’app store » (pour plus de modularité) ainsi que sur des interfaces utilisateur en phase avec les critères du web d’aujourd’hui.

Faciliter… les échanges et le dialogue de gestion.

Source : RunMyProcess

 

Une fois les processus fiabilisés, la Direction Financière peut se concentrer sur le second enjeu qui constitue un des fondamentaux de son métier : l’assistance au pilotage et l’animation du dialogue de gestion. Pour ce faire, elle doit bénéficier d’outils permettant de produire rapidement des analyses de valeur afin de jouer pleinement son rôle de Business Partner.

Les nouvelles solutions BI telles que Qlik Sense, Tableau ou encore Lumira (SAP) mettant à disposition des outils de data visualisation avancés, simplifient la production et le partage d’information. Grâce à des interfaces intuitives, les utilisateurs réalisent des présentations efficaces et attractives, qu’ils peuvent ensuite communiquer facilement sans passer par le traditionnel combo « Excel > PowerPoint > Email ».

La Finance est au cœur d’un écosystème avec lequel elle interagit et communique au jour le jour : les outils Finance doivent pouvoir communiquer facilement avec les outils Métier afin de permettre aux équipes d’apporter de la valeur.

Certains éditeurs proposent des plates-formes en cloud (Paas) permettant de connecter différents outils entre eux et ainsi de construire des processus « end-to-end » cross fonctionnels et de faire circuler l’information de manière fiable et sécurisée. C’est par exemple l’ambition de RunMyProcess, qui donne la possibilité de connecter entre eux des systèmes on-premise, des services cloud, des réseaux sociaux et même des objets connectés !

Anticiper… et permettre un pilotage aussi réactif que prospectif.

Troisième axe de développement pour la Finance de demain : l’analyse prédictive, croisement du Big Data et de la Business Intelligence. L’économie actuelle impose aux entreprises une certaine agilité. Plutôt que de perdre du temps sur la compréhension du passé, qui consomme aujourd’hui la majeure partie du temps d’analyse, les Directions Financières auront la possibilité d’anticiper les évolutions et les tendances aussi rapidement et justement que possible. Dotée d’outils d’analyse prédictive, la Finance sera en mesure d’aider les Métiers à anticiper leurs besoins en fonction de l’évolution de la conjoncture, ou encore de prédire les comportements ou événements pour augmenter la rentabilité de l’entreprise (anticipation des défaillances clients, détection de fraude, etc.).

Certains outils BI tels que Tableau, Power BI (Microsoft) ou Tidemark, offrent déjà la possibilité de réaliser ce type d’analyses. Néanmoins, ces outils ne possèdent pas les fonctionnalités prédictives les plus avancées.

Les plateformes d’intelligence artificielle telles que Watson (IBM), Holmes (Wipro) ou Mana (Infosys), offrent quant à elles des perspectives prometteuses en matière d’exploitation intelligente des Big Data. Ces plateformes ont la capacité d’apprendre (« machine learning ») au contact de nouvelles données pour ainsi être en mesure de produire des scenarios prédictifs élaborés. D’autres cas d’usage peuvent également être imaginés : un assistant virtuel dédié à la Finance répondant aux questions des opérationnels, l’explication instantanée de ratios, la comparaison financière contextualisée, etc.

"Innovation distinguishes between a leader and a follower" Steve Jobs

La révolution digitale appliquée à la Finance est à portée de main. La technologie existe, de moins en moins chère, dégageant de plus en plus de valeur, gommant le travail vertical. Ainsi dotée de capacités d’analyses poussées et de méthodes de travail collaboratives et innovantes, la Direction Financière ne devrait plus se contenter de contrôler les coûts et de tenir la comptabilité, mais se positionner enfin comme un véritable « Business Partner », capable d’anticiper le futur.

Pour réussir leur transformation, les Directions Financières doivent construire et mettre en œuvre un plan de transformation digitale pour la Finance et ne pas avoir peur de lancer dès à présent les chantiers nécessaires. Le coût de ces projets donne en effet le « droit à l’erreur », tandis que les modes de développement agiles permettent de rectifier des trajectoires mal engagées, souplesse qui n’existait pas lors de l’implémentation des ERP « ancienne génération ». 

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