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10/01/2017

L’humain, variable critique des démarches Lean 6sigma

Afin de répondre aux exigences de réduction des coûts et d’augmentation de la qualité, les directeurs financiers peuvent opter pour des chantiers d’optimisation de leur processus. La démarche Lean Six Sigma (LSS) est un outil répondant à ce besoin. Près d’un tiers des entreprises du CAC 40 ont ou sont sur le point d’introduire une démarche d’amélioration continue et optimisation des processus. Cependant, si les processus papiers sont optimums, ils oublient parfois de prendre en compte la variable humaine.

 

Des limites dans l’application du LSS

Pour les équipes opérationnelles, le LSS peut être assimilé à une intensification du travail : « faire plus avec moins ». La notion de réduction de gaspillages peut être confondue avec une surcharge de travail individuel. Les contrôles et procédures peuvent aussi effrayer les équipes, se sentant limitées dans leurs potentielles prises d'initiative.

Les salariés ressentent aussi parfois une diminution du degré d’autonomie, la standardisation des processus financiers les mènent à ressentir une certaine déresponsabilisation voir infantilisation influant sur la qualité de leurs réalisations. De plus, les outils visuels et ludiques comme la VSM sont parfois mal perçus.

VSM : VALUE STREAM MAPPING

La pérennité de la démarche et l’efficience des processus doivent s’appuyer sur la montée en compétence des collaborateurs parfois négligée. La formation au processus est aussi importante que le processus lui-même. Le formateur doit responsabiliser le coéquipier sur sa tâche.

Le manque d’alignement avec la stratégie globale de l’entreprise risque aussi d’entraîner à un essoufflement rapide des équipes. La coordination entre actions d’amélioration terrain et les enjeux de la fonction finance doit être assurée. La vision de l’équipier doit aller au-delà de sa simple action.

La mutualisation excessive des fonctions est également un piège dont il faut se méfier. Certes la structure et l’organisation de l’entreprise doivent être flexibles pour permettre d’intégrer les nouvelles solutions mais elles ne doivent pas se faire au détriment du sens du travail de chacun.

Quelques pistes pour dépasser ces limites

L’adhésion et l’implication des équipes opérationnelles est la composante principale d’un projet LSS. Il est nécessaire de connaître la réalité du « terrain », de cartographier et analyser chaque processus directement avec les opérationnels : c’est le « Genshi Genbutsu ».

Une mobilisation significative du Top Management dans une démarche collaborative est indispensable, quitte à casser le modèle pyramidal pour promouvoir un management transversal. L’implication réelle de la hiérarchie contribue à valoriser le travail réalisé et motiver les équipes.

La conduite du changement est clé, elle doit commencer en amont du projet afin de préparer les équipes. Elle nécessite une communication ciblée et pertinente avant, pendant et après le projet. Une conduite du changement efficace passe par un l’établissement du plan de communication complet et étalé tout au long de la durée du projet.

Un plan de suivi du projet pour favoriser les initiatives en les intégrant dans un processus systématique de suivi, de contrôle et de consolidation des résultats afin de déclencher rapidement des actions correctives nécessaires et de mettre en avant les réussites du projet pour motiver les équipes et prendre en considération leurs retours d’expérience.

Ne pas se concentrer sur les gains de productivité

Ainsi, si cette démarche permet des gains financiers et/ou une réduction des coûts et une amélioration de la qualité des informations financières produites, elle aide surtout à mieux utiliser les ressources de la fonction pour se consacrer à des activités complexes à forte valeur ajoutée.

Toutes les directions financières ont les éléments nécessaires pour adopter une démarche LSS, il faut simplement bien préparer l’implémentation de cette méthode en amont, au sein des équipes et se concentrer sur la vision long terme et globale du progrès : « Think global, Act local ».

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